Privacy policy

Chính sách quyền riêng tư & Dữ liệu

FRC Internal Portal thu thập gì, dùng vào việc gì, giữ trong bao lâu và bạn có quyền gì - viết theo đúng những trường dữ liệu hệ thống thực sự lưu.
Phiên bản v1.1Đang hiệu lựcHiệu lực từ 04/09/2026

Nguyên tắc: nội bộ, tối thiểu, có thời hạn

FRC Internal Portal là hệ thống nội bộ của Câu lạc bộ. Dữ liệu trong đây phục vụ việc vận hành CLB và không được bán, trao đổi hay chia sẻ cho bên thứ ba vì mục đích thương mại. Việc chia sẻ thông tin nội bộ ra ngoài chịu ràng buộc của §4 Nội quy CLB và phải được Chủ nhiệm phê duyệt.

Tóm tắt trong một bảng

Mỗi dòng tóm tắt các điều khoản được dẫn bên cạnh. Khi bảng và điều khoản khác nhau, điều khoản bên dưới có giá trị.

  • Hồ sơ ứng viên§2.1
    Dùng để làm gì
    Xét tuyển và liên lạc về đúng đợt tuyển đó; không quảng cáo, không gửi cho đối tác.
    Giữ trong bao lâu
    Tối đa hai kỳ tuyển kế tiếp, sau đó xoá hoặc chuyển thành số liệu không còn danh tính.
    Ai đọc được
    Người được cấp quyền tuyển quân, trong phạm vi đợt tuyển họ phụ trách.
  • Hồ sơ thành viên§3.1
    Dùng để làm gì
    Vận hành Câu lạc bộ: thành viên, sự kiện, dự án, thiết bị và tài liệu.
    Giữ trong bao lâu
    Suốt thời gian sinh hoạt; chuyển sang ngừng hoạt động khi tư cách thành viên chấm dứt.
    Ai đọc được
    Theo vai trò và phạm vi được cấp: toàn CLB, một cơ sở hoặc một ban.
  • Dữ liệu hoạt động: tham gia, dự án, thiết bị, quỹ§3.2
    Dùng để làm gì
    Điều phối công việc, đánh giá định kỳ và đối soát sổ sách của CLB.
    Giữ trong bao lâu
    Phần là sổ sách tổ chức được giữ ở mức tối thiểu cần cho đối soát, kể cả sau khi bạn rời CLB.
    Ai đọc được
    Theo vai trò và phạm vi được cấp.
  • Dữ liệu tài khoản Google§4.1
    Dùng để làm gì
    Xác thực, xác định tư cách, liên kết đúng một hồ sơ và hiển thị tên, ảnh trong Portal.
    Giữ trong bao lâu
    Cùng thời hạn với hồ sơ của bạn; không có kho dữ liệu Google riêng.
    Ai đọc được
    Bạn và những người có quyền xem hồ sơ của bạn.
  • Nhật ký kiểm toán§5.3
    Dùng để làm gì
    Đối soát và xử lý sự cố; dữ liệu nhạy cảm được lược bỏ trước khi ghi.
    Giữ trong bao lâu
    Giữ ở mức tối thiểu cần cho đối soát.
    Ai đọc được
    Chỉ người giữ quyền kiểm toán.

Dữ liệu của bạn, quyền của bạn

Bạn có thể yêu cầu xem, sửa, trích xuất hoặc xoá dữ liệu cá nhân của mình, và khiếu nại nếu cho rằng dữ liệu bị xử lý sai. CLB phản hồi trong vòng 14 ngày kể từ khi xác minh được danh tính người yêu cầu.

14 ngàythời hạn phản hồi

  • Xem và sửa§9.1
  • Trích xuất§9.2
  • Xoá§9.3
  • Khiếu nại§9.4

Gửi yêu cầu từ chính email bạn dùng để đăng nhập

Đọc Điều 9

Điều 1

Giới thiệu

Chính sách này áp dụng cho ứng dụng nào, do ai vận hành, và dành cho ai.

1.1Ứng dụng và đơn vị vận hành
  • Tên ứng dụng: FRC Internal Portal.
  • Đơn vị vận hành: FPTU Robotics Club (FRC) - câu lạc bộ sinh viên trực thuộc Trường Đại học FPT.
  • Địa chỉ truy cập: https://portal.frc-fptu.club
1.2Ứng dụng này là gì
FRC Internal Portal là nền tảng quản lý và cộng tác nội bộ của FPTU Robotics Club: quản lý thành viên, tổ chức sự kiện và hoạt động, điều phối dự án, theo dõi thiết bị phòng Lab, lưu trữ tài liệu và vận hành công việc thường ngày của Câu lạc bộ. Đây không phải một dịch vụ dành cho người dùng phổ thông và không có đăng ký tự do vào Câu lạc bộ.
1.3Chính sách này áp dụng cho ai
Cho thành viên và cán bộ được uỷ quyền của Câu lạc bộ có tài khoản trên Portal, và cho ứng viên nộp đơn qua cổng tuyển quân công khai tại /apply. Hai nhóm này được xử lý khác nhau; xem §2 và §3.

Điều 2

Dữ liệu ứng viên tuyển quân

Áp dụng cho người nộp đơn qua cổng tuyển quân công khai của CLB, ở các kỳ Fall / Spring / Summer.

2.1Phạm vi thu thập
  • Danh tính: họ tên, email, số điện thoại, mã số sinh viên (MSSV), cơ sở đang theo học, ngành và khóa.
  • Tài khoản đăng nhập: ứng viên đăng nhập bằng Google. CLB nhận email đã xác thực và ảnh đại diện công khai từ Google; CLB không bao giờ nhận và không lưu mật khẩu của bạn. Chi tiết ở §4.
  • Nội dung ứng tuyển: nguyện vọng ban, câu trả lời tự luận, đường dẫn CV hoặc portfolio, tệp đính kèm bạn chủ động tải lên.
  • Kết quả tuyển chọn: điểm và nhận xét của người chấm, lịch phỏng vấn, trạng thái hồ sơ qua từng vòng, quyết định cuối cùng.
2.2Mục đích sử dụng
Dữ liệu ứng viên chỉ dùng để xét tuyển và liên lạc về đợt tuyển đó: chấm hồ sơ, xếp lịch phỏng vấn, gửi thông báo kết quả, và thống kê tổng hợp về đợt tuyển. Không dùng cho mục đích quảng cáo, không gửi cho đối tác hay nhà tài trợ, không dùng để đánh giá bạn ở các hoạt động ngoài CLB.
2.3Cổng ứng tuyển tách biệt với hệ thống nội bộ
Tài khoản ứng viên và tài khoản thành viên là hai hệ thống đăng nhập khác nhau, dùng phiên và cookie riêng. Đăng nhập với tư cách ứng viên không mở bất kỳ trang nội bộ nào của CLB. Việc trở thành thành viên chỉ xảy ra khi hồ sơ được duyệt và một hồ sơ thành viên được tạo, liên kết ngược lại với tài khoản đó.
2.4Khi bạn không trúng tuyển
Hồ sơ được giữ lại để phản hồi và để bạn có thể ứng tuyển lại ở các đợt sau mà không phải khai lại từ đầu, theo thời hạn tại §8. Bạn có thể yêu cầu xoá sớm hơn theo §9.

Điều 3

Dữ liệu thành viên và hoạt động

Áp dụng cho FRCers đang sinh hoạt và cộng tác viên có tài khoản trên Portal.

3.1Hồ sơ cá nhân
Họ tên, email trường, MSSV, ảnh đại diện, cơ sở, ban đang sinh hoạt, vai trò được cấp, trạng thái tư cách thành viên và ngày gia nhập.
3.2Dữ liệu vận hành sinh ra khi bạn dùng hệ thống
  • Tham gia: điểm danh sự kiện và cuộc họp, kỳ hoạt động, kết quả khảo sát nội bộ.
  • Chuyên môn: dự án và nhiệm vụ được giao, đóng góp được ghi nhận, thành tích thi đấu, tài liệu bạn tạo hoặc chỉnh sửa.
  • Tài sản: thiết bị và linh kiện đang mượn, lịch sử mượn – trả, báo hỏng và kết quả xử lý (§5.4 Nội quy).
  • Tài chính: tình trạng đóng quỹ theo kỳ, đề xuất hoàn chi và chứng từ bạn nộp.
  • Nhật ký kiểm toán: các thao tác thay đổi dữ liệu, kèm danh tính và thời điểm - phục vụ đối soát và xử lý sự cố.
3.3Dữ liệu CLB không chủ động thu thập
Portal không theo dõi vị trí, không đọc danh bạ, không truy cập tệp cá nhân trên thiết bị của bạn, và không đặt mã theo dõi quảng cáo của bên thứ ba. Hệ thống cũng không cài công cụ phân tích hành vi (analytics) của bên thứ ba.

Điều 4

Dữ liệu tài khoản Google (Google user data)

Đăng nhập bằng Google là cách duy nhất để vào hệ thống. Điều khoản này nói rõ CLB nhận gì từ Google, dùng vào việc gì, và không dùng vào việc gì.

4.1CLB nhận những gì từ Google
Khi bạn chọn “Đăng nhập bằng Google”, hệ thống chỉ yêu cầu các quyền cơ bản về danh tính (openid, email, profile) và nhận về:
  • Địa chỉ email đã được Google xác thực - dùng để đối chiếu với danh sách thành viên hoặc hồ sơ ứng viên.
  • Tên hiển thị - dùng để tạo hoặc cập nhật hồ sơ của bạn trong hệ thống.
  • Ảnh đại diện công khai - hiển thị trong hồ sơ và bên cạnh các hoạt động của bạn trên Portal.
  • Định danh tài khoản Google (mã định danh do Google cấp) - dùng để liên kết đúng tài khoản Google với đúng một hồ sơ trong hệ thống.
CLB không nhận và không lưu mật khẩu Google của bạn, và không yêu cầu quyền truy cập Gmail, Drive, Danh bạ, Lịch hay bất kỳ dịch vụ nào khác của Google.
4.2Dữ liệu đó được dùng vào việc gì
  • Xác thực: chứng minh bạn là chủ sở hữu hộp thư đó.
  • Xác định tư cách: đối chiếu địa chỉ email với danh sách thành viên do ban quản trị duyệt, hoặc với hồ sơ ứng viên của bạn.
  • Tạo và liên kết tài khoản nội bộ: gắn tài khoản Google với đúng một hồ sơ - một tài khoản Google, một hồ sơ.
  • Duy trì phiên đăng nhập an toàn trong thời hạn của phiên.
  • Hiển thị thông tin tài khoản (tên, ảnh đại diện) trong giao diện Portal cho bạn và cho những người có quyền xem hồ sơ của bạn.
4.3Những việc CLB không làm với dữ liệu Google
Dữ liệu nhận từ Google không được bán, cho thuê hay trao đổi; không dùng cho quảng cáo hay bất kỳ hình thức tiếp thị nào; không chuyển cho nhà tài trợ hoặc đối tác của CLB; và không dùng để xây dựng hồ sơ hành vi hay huấn luyện mô hình.
4.4Google API Services User Data Policy (English)

FRC Internal Portal’s use of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

We request only the basic identity scopes (openid, email, profile). The Google account information we receive - your verified email address, display name, profile picture and Google account identifier - is used solely to authenticate you, to determine whether your address belongs to an authorised FPTU Robotics Club member or to a recruitment applicant, to create and link your internal account, to maintain a secure session, and to display your account details inside the application.

Google user data is not sold, rented or traded; is not used for advertising or marketing of any kind; is not transferred to the club’s sponsors or partners; and is not used to build behavioural profiles or to train models. It is shared only with the infrastructure providers listed in §6, who process it on the club’s behalf in order to run this application.

You can revoke this application’s access to your Google account at any time at myaccount.google.com/permissions. Doing so ends your ability to sign in; to have the data the club already holds deleted, use the process in §9 and the contact addresses in §12.

4.5Thu hồi quyền truy cập
Bạn có thể thu hồi quyền của ứng dụng này với tài khoản Google của mình bất kỳ lúc nào tại myaccount.google.com/permissions. Việc đó khiến bạn không đăng nhập được nữa, nhưng không tự động xoá dữ liệu CLB đang giữ - hãy dùng quyền tại §9 nếu bạn muốn xoá.

Điều 5

Ai đọc được dữ liệu của bạn

Quyền đọc được cấp theo vai trò và theo phạm vi - cơ sở hoặc ban - chứ không phải ai đăng nhập cũng thấy tất cả.

5.1Nguyên tắc phạm vi
Mỗi quyền được cấp kèm một phạm vi: toàn CLB, một cơ sở, hoặc một ban. Trưởng ban chỉ đọc được dữ liệu thuộc ban mình; quản trị cơ sở chỉ đọc được dữ liệu cơ sở mình. Việc kiểm tra quyền được thực hiện ngay tại nơi truy vấn dữ liệu, không phải chỉ ở giao diện.
5.2Hồ sơ ứng viên
Chỉ những người được cấp quyền tuyển quân mới đọc được hồ sơ ứng viên, và chỉ trong phạm vi đợt tuyển họ phụ trách. Ứng viên khác không đọc được hồ sơ của bạn.
5.3Nhật ký kiểm toán
Nhật ký kiểm toán là lịch sử an ninh và chỉ mở cho người giữ quyền kiểm toán. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm - số căn cước, ngày sinh, thông tin ngân hàng, địa chỉ - được lược bỏ trước khi ghi vào nhật ký.
5.4Không có kho tệp công khai
Tệp đính kèm không được phục vụ qua bất kỳ đường dẫn công khai nào. Nội dung tệp chỉ được trả về sau khi hệ thống kiểm tra quyền của người yêu cầu đối với chính tệp đó và đối tượng nó gắn vào.

Điều 6

Bên thứ ba và dịch vụ hạ tầng

CLB không bán dữ liệu. Một số nhà cung cấp hạ tầng xử lý dữ liệu thay CLB để hệ thống chạy được.

6.1Danh sách nhà cung cấp
  • Google (Google Sign-In): xác thực danh tính. CLB nhận các trường tại §4.1; CLB không nhận mật khẩu của bạn.
  • Vercel: vận hành và phục vụ ứng dụng web.
  • Supabase: cơ sở dữ liệu PostgreSQL được quản lý, nơi lưu toàn bộ dữ liệu của hệ thống.
  • Dịch vụ gửi thư giao dịch (Resend, hoặc máy chủ SMTP của hộp thư chính thức của CLB): gửi thông báo qua email. Nội dung gửi đi giới hạn ở những gì cần thiết cho thông báo đó.
Những đơn vị trên xử lý dữ liệu thay mặt CLB để hệ thống hoạt động, không sử dụng dữ liệu cho mục đích riêng của họ.
6.2Không quảng cáo, không phân tích của bên thứ ba
Không có mạng quảng cáo, không có công cụ phân tích hành vi của bên thứ ba, không bán dữ liệu, không chia sẻ hồ sơ cá nhân cho nhà tài trợ hay đối tác. Hợp tác với đối tác chỉ trao đổi thông tin ở mức tổng hợp và phải được Ban Chủ nhiệm phê duyệt theo §4.2 Nội quy.
6.3Trường hợp buộc phải cung cấp
CLB chỉ cung cấp dữ liệu cá nhân ra ngoài các trường hợp trên khi có yêu cầu hợp pháp từ Nhà trường hoặc cơ quan có thẩm quyền, ở mức tối thiểu mà yêu cầu đó đòi hỏi.

Điều 7

Lưu trữ và bảo mật

Dữ liệu được lưu ở đâu, và những biện pháp kỹ thuật, tổ chức nào đang bảo vệ nó.

7.1Nơi lưu trữ
Toàn bộ dữ liệu được lưu trong cơ sở dữ liệu PostgreSQL do nhà cung cấp hạ tầng tại §6 vận hành, phục vụ riêng cho hệ thống này. Kết nối giữa trình duyệt của bạn và hệ thống được mã hoá bằng HTTPS.
7.2Kiểm soát truy cập
Không có đăng ký tự do: tài khoản phải khớp với một hồ sơ thành viên đang hoạt động do quản trị viên tạo. Mỗi thao tác đọc hoặc ghi dữ liệu đều được kiểm tra quyền tại nơi truy vấn, kèm phạm vi cơ sở hoặc ban (§5.1). Phiên đăng nhập được lưu ở phía máy chủ, nên việc thu hồi quyền hoặc đình chỉ một tài khoản có hiệu lực ngay ở yêu cầu kế tiếp.
7.3Biện pháp tổ chức
Mọi thay đổi dữ liệu có tính đặc quyền đều được ghi vào nhật ký kiểm toán kèm danh tính người thực hiện; dữ liệu cá nhân nhạy cảm được lược bỏ trước khi ghi. Quyền được cấp theo nguyên tắc tối thiểu cần thiết cho vai trò.
7.4Giới hạn của mọi cam kết bảo mật
Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. CLB áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức hợp lý với quy mô của một câu lạc bộ sinh viên, và cam kết công bố có trách nhiệm khi có sự cố. Nếu bạn phát hiện lỗ hổng, xem trang Bảo mật để biết cách báo cáo - CLB cam kết không xử lý kỷ luật với báo cáo thiện chí.

Điều 8

Thời gian lưu trữ

Dữ liệu được giữ đúng khoảng thời gian nó còn phục vụ mục đích đã nêu, rồi được xoá hoặc ẩn danh.

8.1Hồ sơ ứng viên
Giữ tối đa hai kỳ tuyển kế tiếp kể từ khi đợt tuyển kết thúc, để bạn ứng tuyển lại mà không phải khai lại và để CLB đối chiếu khi cần. Hết thời hạn, hồ sơ được xoá hoặc chuyển thành số liệu tổng hợp không còn danh tính.
8.2Hồ sơ thành viên
Giữ trong suốt thời gian sinh hoạt. Khi tư cách thành viên chấm dứt, hồ sơ chuyển sang trạng thái ngừng hoạt động và quyền truy cập bị thu hồi (§11.4 Điều khoản).
8.3Dữ liệu tài khoản Google
Email, tên, ảnh đại diện và định danh tài khoản Google được giữ cùng hồ sơ của bạn và theo đúng thời hạn của hồ sơ đó - không có kho dữ liệu Google riêng nằm ngoài hồ sơ.
8.4Dữ liệu phải giữ lâu hơn
Một số bản ghi được giữ lại kể cả sau khi bạn rời CLB, vì chúng là sổ sách của tổ chức chứ không chỉ là dữ liệu cá nhân: chứng từ thu chi và tình trạng đóng quỹ (§7.3 Nội quy), lịch sử mượn – trả và bồi thường thiết bị (§5.4), thành tích thi đấu đại diện CLB, và nhật ký kiểm toán. Những bản ghi này được giữ ở mức tối thiểu cần cho việc đối soát.

Điều 9

Quyền của bạn đối với dữ liệu

Xem, sửa, trích xuất, xoá và khiếu nại - cùng cách gửi yêu cầu và thời hạn CLB phản hồi.

9.1Xem và sửa
Bạn xem được hồ sơ của mình trong mục hồ sơ cá nhân và tự sửa các thông tin cơ bản. Với trường do CLB quản lý - vai trò, ban, trạng thái tư cách - hãy đề nghị Ban Chủ nhiệm hoặc quản trị viên cơ sở điều chỉnh. Ứng viên sửa thông tin trong đơn của mình cho tới khi đơn được nộp; sau đó liên hệ theo §12.
9.2Trích xuất
Bạn có quyền yêu cầu một bản trích xuất dữ liệu cá nhân của mình. CLB phản hồi trong vòng 14 ngày kể từ khi xác minh được danh tính người yêu cầu.
9.3Xoá dữ liệu
Ứng viên có quyền yêu cầu xoá hồ sơ ứng tuyển bất kỳ lúc nào. Thành viên đã rời CLB có quyền yêu cầu xoá hồ sơ cá nhân, trừ phần dữ liệu thuộc §8.4 mà CLB phải giữ để đối soát - phần đó sẽ được tách khỏi danh tính thay vì xoá bỏ hoàn toàn. Gửi yêu cầu tới [email protected] từ chính địa chỉ email bạn dùng để đăng nhập; CLB phản hồi trong vòng 14 ngày.
9.4Khiếu nại
Nếu bạn cho rằng dữ liệu của mình bị xử lý sai, bạn có quyền khiếu nại theo §9 Nội quy: gửi văn bản tới Ban Chủ nhiệm, được thụ lý và trả lời trong vòng 14 ngày.

Điều 10

Người dùng chưa đủ tuổi

Hệ thống dành cho sinh viên đại học và cán bộ CLB, không hướng tới trẻ em.

10.1Đối tượng sử dụng
FRC Internal Portal dành cho thành viên, cán bộ được uỷ quyền của FPTU Robotics Club và cho sinh viên ứng tuyển vào Câu lạc bộ. Hệ thống không hướng tới trẻ em và không chủ ý thu thập dữ liệu của người dưới độ tuổi tối thiểu được phép sử dụng dịch vụ trực tuyến theo quy định áp dụng.
10.2Nếu dữ liệu đó đã bị thu thập
Nếu CLB phát hiện đã thu thập dữ liệu của một người chưa đủ tuổi mà không có sự đồng ý hợp lệ, dữ liệu đó sẽ được xoá. Phụ huynh hoặc người giám hộ phát hiện trường hợp như vậy xin liên hệ [email protected].

Điều 11

Thay đổi chính sách

Chính sách này có thể được cập nhật; phiên bản mới nhất luôn nằm ở đây.

11.1Phiên bản hiện hành
Phiên bản v1.1, hiệu lực từ 04/09/2026. Bản mới nhất luôn được công bố tại /privacy trên chính hệ thống này.
11.2Khi có thay đổi
CLB có thể cập nhật chính sách khi hệ thống thay đổi cách xử lý dữ liệu hoặc khi quy định áp dụng thay đổi. Ngày hiệu lực và số phiên bản ở đầu trang được cập nhật cùng lúc. Với thay đổi đáng kể ảnh hưởng tới quyền của bạn, CLB thông báo qua kênh nội bộ của Portal hoặc qua email trước khi thay đổi có hiệu lực.
11.3Tiếp tục sử dụng
Việc tiếp tục sử dụng hệ thống sau ngày hiệu lực của phiên bản mới được hiểu là bạn đã biết về nội dung cập nhật. Nếu bạn không đồng ý, hãy ngừng sử dụng và thực hiện quyền tại §9.

Điều 12

Liên hệ về quyền riêng tư

Ba địa chỉ được CLB công bố, và ai nên dùng địa chỉ nào.

12.1Gửi yêu cầu ở đâu
  • [email protected] - yêu cầu xem, trích xuất, sửa hoặc xoá dữ liệu; mọi câu hỏi về chính sách này. Đây là kênh chính.
  • [email protected] - sự cố kỹ thuật, không đăng nhập được, dữ liệu hiển thị sai.
  • [email protected] - báo cáo lỗ hổng bảo mật; xem trang Bảo mật trước khi gửi.
Thành viên đã đăng nhập có thể xem danh bạ email đầy đủ của CLB tại trang Giới thiệu → Danh bạ email.
12.2Xác minh danh tính
Để tránh việc người khác yêu cầu dữ liệu thay bạn, hãy gửi từ chính địa chỉ email bạn dùng để đăng nhập hệ thống. Yêu cầu gửi từ địa chỉ khác sẽ cần thêm bước xác minh.
12.3Thời hạn phản hồi
CLB phản hồi các yêu cầu tại §9 trong vòng 14 ngày kể từ khi xác minh được danh tính người yêu cầu.
12.4Vấn đề bảo mật
Nếu bạn phát hiện lỗ hổng khiến dữ liệu người khác có thể bị lộ, đừng thử khai thác. Xem trang Bảo mật để biết cách báo cáo có trách nhiệm và cam kết không xử lý kỷ luật đối với báo cáo thiện chí.